Stadsfullmäktige
Föredragningslista 29.10.2024/Ärendenr. 50

Revisionsnämnden 04.04.2024 § 74 

Enligt Kommunallagen 121 § skall revisionsnämnden bedöma huruvida de mål för

verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp har nåtts. Revisionsnämnden utformar för ändamålet en lagstadgad utvärderingsberättelse.

Beslut Diskuterades kring innehållet i utkastet till utvärderingsberättelse. Till ärendet återkommer man vid nästa möte 6.5.2024.

Tilläggsuppgifter Revisor Krister Rehn, 050 081 6446

Revisionsnämnden 06.05.2024 § 81 

Förslag Revisionsnämnden undertecknar utvärderingsberättelsen och överlämnar denna till stadsfullmäktige för behandling.

Revisionsnämnden föreslår att stadsfullmäktige antecknar utvärderingsberättelsen för kännedom samt inbegär av stadsstyrelsen ett utlåtande i enlighet med kommunallagen angående de åtgärder som utvärderingsberättelsen föranleder, till fullmäktiges förfogande innan utgången av oktober, före behandlingen av kommande års budget.

Beslut Godkändes.

Tilläggsuppgifter Revisor Krister Rehn, 050 081 6446

Stadsfullmäktige 11.06.2024 § 24 

Bilaga

-          utvärderingsberättelsen 2023

Förslag Revisionsnämnden föreslår att stadsfullmäktige antecknar utvärderingsberättelsen för kännedom samt inbegär av stadsstyrelsen ett utlåtande i enlighet med kommunallagen angående de åtgärder som utvärderingsberättelsen föranleder, till fullmäktiges förfogande innan utgången av oktober, före behandlingen av kommande års budget.

Beslut Stadsfullmäktige beslöt anteckna utvärderingsberättelsen för kännedom samt inbegära av stadsstyrelsen ett utlåtande i enlighet med kommunallagen angående de åtgärder som utvärderingsberättelsen föranleder, till fullmäktiges förfogande innan utgången av oktober, före behandlingen av kommande års budget.

     Sign. till § 24

Tilläggsuppgifter Revisor Krister Rehn, 050 081 6446

Stadsstyrelsen 30.09.2024 § 229 

Ärendets fortsatta behandling.

 Revisionsnämnden inbegär av stadsstyrelsen ett utlåtande i enlighet med kommunallagen angående de åtgärder som utvärderingsberättelsen föranleder, till fullmäktiges förfogande innan utgången av oktober, före behandlingen av kommande års budget.

Följande genmälen har inlämnats.

Kulturnämnden 27.08.2024     

110/02.02.02/2024  

”Stadsfullmäktige har inbegärt en utredning av samtliga sektorer över de i utvärderingsberättelsen framställda åtgärder.

Revisionsnämnden konstaterar att verksamheten har i huvudsak handhafts i enlighet med uppställda verksamhetsmässiga mål, men kulturväsendet har för andra året i rad överskridit det bindande budgetanslaget. Bruksgraden var 105 % år 2023.

Överskridningen beror bland annat på personalkostnader då förhöjningar inom ramen för kollektivavtalet har gjorts samt justeringar i löner har gjorts. Kulturverksamheten och medborgarverksamheten uppnådde målsättningarna för inkomsterna. Under året har museet och kulturverksamheten gjort anskaffningar som påverkat budgeten.

 Kulturnämnden antecknade revisionsnämndens utvärderingsberättelse för kännedom och beslöt godkänna ovannämnda text som kulturnämndens genmäle samt sända till stadsstyrelsen för kännedom.”

BILD 04.09.2024 § 81  

34/02.02.02/2023  

 ”Enligt kommunallagen § 121 bör revisionsnämnden bedöma huruvida målen som stadsfullmäktige uppställt för verksamhet och ekonomi, har förverkligats. Stadsfullmäktige beslöt vid sitt möte 11.6.2024 anteckna utvärderingsberättelsen för kännedom och be förvaltningsenheterna lämna genmälen om berättelsen senast 30.10.2024. I utvärderingsberättelsen konstateras att resultatet från budgetperioden år 2023 visar ett överskott på 4,9 milj. euro.

För bildningsväsendets del konstaterades följande:

 Enligt revisionsnämndens uppfattning har de verksamhetsmässiga målsättningarna till väsentliga delar uppnåtts. För att möta ett mindre elevantal och lärarvakanser gjordes året innan en utredning över lärarnas ämnes- och utbildningsfärdighet samt utrett lärotimmarnas mängder per årskurs per läroämne. Enligt revisionsnämndens mening är ärendet fortfarande aktuellt, så att verksamhet och verksamhetsutrymmen kunde anpassas möjligast optimalt till en verksamhetsmiljö i förändring.

 Bildningssektorns utfall totalt är 361 t€ (+2,6%) sämre än budgeterat. Grundskolorna överskred sitt anslag med 335 t€ och idrottsväsendet med 33 t€, men till övriga delar har man hållit sig inom givna nettokostnader utan större överskridningar.

 Analysering och utmaningar;

 Kostnaderna överskred budgeten med 525 t€ euro, och intäkterna var 163 t€ större än budgeterat. Intäkterna kommer främst från erhållna statliga projektbidrag till bildningsväsendets avdelningar. Personalens årsverken har minskat med 1,9 årsverken jämfört med bokslutet år 2022.

 Grundundervisningen har inte hållit sig inom de givna budgetramarna bl.a. på grund av personalkostnader, kostnader för transporter samt för i andra kommuner placerade elevers kostnader för anordnande av undervisning. Idrottsväsendet har inte hållits inom de givna ramarna för budgeten, bland annat på grund av personalkostnaderna.

 De sjunkande barn- och elevantalen i staden medför utmaningar för planering av kommande års verksamhet med tanke på behov av utrymmen för såväl undervisning som småbarnspedagogik.

 Reparationsarbetena och investeringarna i skolfastigheter och daghem har framskridit, men långsammare än planerat.

 Gällande investeringsanslagen för anläggandet av en konstgräsplan gjordes ingen överskridning av budgeten, eftersom det budgeterade beloppet (370 t€), samt den externa finansieringen (330 t€) räckte till för att täcka projektets totalkostnader på 610 t€.

*/* Bildningsnämndens bokslut (sammandrag) bifogas.

Förslag (Gustafsson) Bildningsnämnden beslutar godkänna ovannämnda text som bildningsnämndens genmäle till utvärderingsberättelsen och sända den till stadsstyrelsen för kännedom.

Beslut Förslaget godkändes.”

Tekniska nämnden 18.09.2024 § 94  

36/02.02.00/2023  

 ”Hangö stads fullmäktige har, i enlighet med revisionsnämndens förslag, beslutat inbegära ett utlåtande i enlighet med kommunallagen över de åtgärder som  utvärderingsberättelse föranleder.

 Utlåtandet över åtgärderna ska levereras åt fullmäktige innan utgången av oktober före behandlingen av det kommande årets budget.

*/* Bilaga

 Utvärderingsberättelse över bokslutet 2023

 Utvärderingsberättelsen föranleder följande kommentar:

 Arbetet med fastighetsstrategin påbörjas i slutet av år 2024 med förberedande arbeten. Förslaget är, att det för strategiarbetet bildas en intern arbetsgrupp bestående av representanter från de förvaltningsenheter, som påverkas av strategin. Det är skäl att använda en utomstående fastighetsstrategiexpert då strategin uppgörs.

Förslag (Horttanainen) Tekniska nämnden beslutar att ge ovannämnda kommentar, som utlåtande på  stadsfullmäktiges inbegäran av de åtgärder, som utvärderingsberättelsen för bokslutet 2023 föranleder.

Beslut Förslaget godkändes.”

SYMI 19.09.2024 § 30  

205/11.06.00/2023  

 ”Stadsfullmäktige i Hangö har den 11.6.2024 § 24 behandlat utvärderingsberättelsen för år 2023.

 I utvärderingsberättelsen konstateras för Sydspetsens miljöhälsas del att Det ekonomiska utfallet var til väsentliga delar i enlighet med budget men bruksgraden för Sydspetsens miljöhälsa var 132 %, den överskred således budgeten med 46 t€.

 Det bör konstateras att en formulering enligt ovan ger en synnerligen felaktig bild av helheten, speciellt då det i bokslutet informerats om att utjämningarna till samarbetskommunerna för verksamheten 2022 var ovanligt stora. Detta berodde i sin tur främst på lagändringar, som ledde till inkomster 2022, som man inte visste om när budgeten gjordes upp och som var synnerligen svåra att uppskatta även för 2023.  Det är alltså viktigt att med tanke på helheten beakta, att Sydspetsens miljöhälsa i bokslutet 2022, främst p.g.a. inkomna inkomster från grundavgifter, år 2022 underskridit sin budget med dryga 53 000 €. Effekten av inkomsterna från grundavgifterna har kompenserats till samarbetskommunerna i utjämningen 2023, vilket ledde till överskridningar på 46 t€. Överskridningen har alltså i praktiken utjämnat underskridningen föregående år, vilket är viktigt med tanke på helhet.

Förslag (Kuula) Sydspetsens miljöhälsonämnd omfattar utlåtandet ovan och ger det till kännedom till revisionsnämnden och stadsstyrelsen i Hangö stad.

Beslut Förslaget godkändes.”

HVA 29.08.2024 § 39  

36/02.02.00/2023  

 ”Stadsstyrelsen begär för fullmäktiges räkning senast inom oktober månad, före budgeten för det kommande året behandlas, en kommunallagenlig utredning av de åtgärder som utvärderingsberättelsen föranleder.

 Revisionsnämnden anser att man i beredningsfasen även framöver bör fästa uppmärksamhet vid skapandet av prestationer och mätare på så vis att de ger möjligast bra bild av tjänsternas kvantitativa och kvalitativa målförverkligande.

 Hangö Vattens budgetmätare justerades år 2023 och inga nya mätare togs i bruk. Hangö Vatten rapporterar lagstadgade nyckeltal vilka är typiska för vattenförsörjningen till myndighetsdatabaserna. Samtidigt görs jämförelser med andra vattentjänstverk.

 Revisionsnämnden anser att man i budgeteringsskedet särskilt bör se till att de mål som uppställts, skulle stöda stadens strategi. Enligt revisionsnämndens mening bör förverkligandet av de strategiska målen, ytterligare mera systematiskt än hittills, redogöras i stadens bokslut.

 En egen strategi har uppgjorts för Hangö Vatten för åren 2023-2032.  Strategin följs upp minst en gång per år vid direktionens möte. Förverkligandet av strategin rapporteras också i Hangö Vattens verksamhetsberättelse.

 Revisionsnämnden fäster speciell vikt vid nödvändigheten av en personalstrategi samt att hela stadens personal iakttar samma principer gällande distansarbete.

 Det är viktigt att uppgöra en personalstrategi, samtidigt vore det skäl att på bred basis, genom att kombinera olika avdelningars och sektorers resurser, granska personalanvändning och beredskapsarrangemang bl.a. för undantagsförhållanden eller omfattande störningssituationer.

 Revisionsnämnden uttrycker särskild oro över det faktum att stadens lånebörda har budgeterats att växa under den pågående ekonomiplaneperioden. Detta fastän omfattningen av stadens verksamhet i praktiken har halverats i.o.m. tillkomsten av välfärdsområden och stadens invånarantal sjunker klart. Revisionsnämnden anser att särskild uppmärksamhet bör fästas vid dessa faktorer så att av situationen påkallade anpassningsåtgärder vidtas snarast möjligt.

 Hangö Vattens saneringsskuld har inte avkortats alls under de senaste åren. Saneringsskulden syns inte i budgeten eller i bokslutet. Trots att befolkningen minskar kan nätverksmetrar inte tas ur bruk. Snarare har situationen blivit svårare, eftersom vattenförbrukningen varierar betydligt, t.ex. under sommarsemesterperioden jämfört med den lugna vinterperioden. Risken för betydande skador ökar i takt med att saneringsskulden växer, således bör det i framtiden satsas på saneringsinvesteringar. Om man inte önskar att lånestocken ska öka bör vattenförsörjningsavgifterna (och avgifter i andra sektorer, t.ex. dagvattenavgiften) höjas och man bör försöka minska på övriga kostnader inom alla sektorer samtidigt, samt försöka hitta andra  finansieringsalternativ.

Förslag (Varjus) Direktionen beslutar att ge en utredning i enlighet med föredragningslistan över de åtgärder utvärderingsberättelsen föranleder för Hangö Vattens verksamhets del.

Beslut Förslaget godkändes.”

Miljönämnden 26.09.2024     

36/02.02.00/2023  

 ”Revisionsnämnden konstaterar i sin utvärderingsberättelse för miljösektorns del att de verksamhetsmässiga målsättningarna har till väsentliga delar uppnåtts och för deras förverkligande redogörs i bokslutet. Ekonomin förverkligades helhetsmässigt sett väsentligt gynnsammare an budgeterat.

 Revisionsnämnden fäster dock uppmärksamhet till att planläggningen stampar på stället och speciellt byggförbud på områden vars planläggning l åratal varit på hälft, är en väsentlig olägenhet för stadens attraktionskraft. Denna olägenhet borde snabbt åtgärdas.

Förslag (Luukkonen) Miljönämnden antecknar Utvärderingsberättelsen 2023 för kännedom och avger med anledning av den följande bemötande:

 Revisionsnämnden fäste uppmärksamhet till samma sak året innan. Gällande byggnadsförbud är det frågan om två planprojekt: Råsvängen och Furumo.

 Byggförbud hindar inte byggandet i sig, åtgärder som kräver tillstånd förutsätter dock undantag i enlighet med MBL. Trädfällningarna på dessa områden förutsätter tillstånd för miljöåtgärder, vilket annars inte är fallet utanför planerat område. Man har ansett det viktigt att trädfällning övervakas som en del av stadsbilden, och man ska t.ex. inte kunna avlägsna trädbestånd helt och hållet.

 Råsvängens planläggning är aktiverad och miljönämnden behandlade bemötandena till av utkastet erhållen respons i augusti. Gällande Furumos planläggning, bör det övervägas om det alls finns behov att fortsätta den.

 Tre av stadens egna detaljplanändringar (Tulluddens strand, kvarteren 812-813 och Åldermannsgatan) samt en stranddetaljplan (Erikssonsudden) har trätt i kraft efter oktober. Från och med år 2012 har sammanlagt 40 planprojekt kommit i mål.

 Till övriga delar antecknar miljönämnden utvärderingsberättelsen för kännedom.

Beslut Förslaget godkändes.”

Centralförvaltningen När det gäller den allmänna förvaltningen har revisionsnämnden i sin utvärderingsrapport dragit slutsatsen att de operativa målen i allt väsentligt har uppnåtts och att det ekonomiska resultatet i allt väsentligt har legat i linje med budgeten. Sydspetsens miljöhälsa har för sin del rapporterat om det ekonomiska resultatet och budgetöverskridandet i sitt eget svar.

Personalförvaltningen Uppdateringen av personalstrategin har inletts.

 Hela stadens personal ska iaktta de av stadsstyrelsens personalsektion fastställda reglerna för distansarbete.

 Bilagor

-          regler för distansarbete

-          avtal om distansarbete

Stadsstyrelsens genmäle till utvärderingsberättelsen

 Förverkligandet av de funktionella och ekonomiska målen

Hangö stads och konsernens nyckeltal är bättre än föregående år. Förverkligandet av verksamhetsbidraget  2023 är mycket nära budgetren. Avvikelserna i resultaträkningen är inte relevanta. Endast ökningen av stadens egen lånebörda överraskade negativt.

Storleken av stadens skuld till leverantörer inverkade väsentlig på lånebördans ökning. Skulder till leverantörer 31.12.2022 var över 5,2 miljoner euro, som inkluderade grundtrygghetens kortfristiga skulder ca 1,1 miljoner euro. Skulderna  till leverantörerna beräknades minska från år 2022 till 2023 med 1,5 miljoner euro, men slutsatsen var den att de minskade 2,5 miljoner euro.  Största faktorn är investeringar, vars slutfakturor förföll till betalning redan på 2023 sida och inte enligt det tänkta – först följande år. Påverkan av resultatet har det inte, ej heller inverkan på helhetsinvesteringarna, men vid årsskiftet gjorde det ett ”gap” i kassasituationen.

Ändringen av bankkontots saldo var endast +0,1 miljomer, så detta hade knappt ingen inverkan på kassaflödet.

Lån och framtid

Revisionsnämndens oro över ökningen av lånebördan är motiverad. Staten har pressat ner statsandelar och kommunens andelar av skatteintäkter under åren 2023 och 2024. Hangö stads sohä-minskning av statsandelarna är ca 3,5 miljoner euro och detta föranleder att statsandelssumman kraftigt pressas ner negativt till -1,6 miljoner euro år 2024. Utan lagreformen och nyfördelning av statsandelarna kommer åren 2025-2027 att vara ytterst utmanande och kan i värsta fall föranleda skatteförhöjningar och svåra ekonomiska nedskärningar. Enligt uppgifter från Petteri Orpos regeringsprogram förnyas hela kommunernas finanserings- och statsandelssystem att motsvara situationen gällande kommunernas nya roll efter ikraftträdandet av sohä-reformen och situaionen efter arbets – och näringsreformen. Det nya finansieringssystemet träder i kraft 1.1.2026.

Den nuvarande geopolitiska situationen bromsar hela Europas ekonomitillväxt och därav utmanar exporten, ekonomitillväxten och sysselsättningen. Europaunionens motåtgärd för den stigande inflationen var höjning av räntor och detta medför att ekonomitillväxten blir trögare. Utan ekonomitillväxten ses ingen ökning i skattintäkterna, utan byggande blir fastighetsskattens ökning obefintlig eftersom beskattningsunderlaget inte stiger.

Staden bör göra allt för att dämpa sin egen kostnadsökning på alla sektorer och affärsverk. Det måste göras modiga beslut och avstås från extra fastighetsmassor och effektivera de olika sektorernas verksamheter.

Minskandet av lånebördan under de tre följande åren är mycket utmanande, eftersom statsandelarna gör ett stort ”gap” i kassan och reparationsskulden för gatunätet, vatten och avloppsvattennätet samt fastigheterna är stor.  För att hålla lånebördan åren 2024-2027 på samma nivå som på slutet av år 2023 är i sig redan en stor utmaning.

Hangö stads koncernbolag

Hangö Hamn

Bolaget har trots konjunkturerna kunnat erlägga staden dividend 0,5 miljoner euro. Bolagets vinstutdelningsdugliga medel är närmare 20 miljoner, så det är fråga om ett stabilt bolag.  Hamnbolagets investeringar har täckts med enbart positivt kassaflöd.

Vad gäller konsernövervakningen informerar bolagets verkställande direktör stadsstyrelsen regelbundet om konjunkturöversikten.

Hangö Hyreshus

Bolaget har fått sin ekonomiska situation balanserad. En del av bolaget ägda hus har sålts och nettodriftsgraden har hållits bra. Den frivilliga skuldsaneringen avslutades och därefter har bolaget haft möjlighet att underhandla nya lån med olika parter. Bolagets verkställande direktör och styrelseordförande företer stadsstyrelsen situationsöversikt minst två gånger i året så att ägaren är medveten om bolagets nuvarande situation.

Fastighets Ab Långgatan 43

Bolaget fick en ny styrelse när den tidigare beslöt avgå våren 2024 precis innan årsmötet. Den ekonomiska situationen var dålig och de gjorda investeringsreparationerna följde ingen god byggnadssed.  Styrelsen och verkställande direktören har gjort ett stort steg mot det bättre. Ändringsprocessen från fastighetsaktiebolag till bostadsaktiebolag är ännu inte klart. Bolagets verkställande direktör och styrelseordföranden företer stadsstyrelsen situationsöversikt minst två gånger per år, så att ägaren är medveten om bolagets nuvarande situation.

Hansea DC Oy

Bolagets mål att ombesörja turismen har förverkligats och resultatet hålls mycket nära noll, såsom man har haft som mål.  Innevarande års utmaning är onekligen verkställande direktörens långa frånvaro och bortgång. Rekryteringen av ersättare börjar med det snaraste. Bolagets verkställande direktör och styrelseordförande företer stadsstyrelsen situationsöversikt minst två gånger per år så att ägaren är medveten om bolagets nuvarande situation.

Konsernövervakning

Konsernövervakningen kommer att utvecklas och har utvecklats under årets gång. Varje konsernbolag företer sina siffror och framtid åt stadsstyrelsen med vissa mellanrum. De ekonomiska målen har nämnts, men de understrykes ännu skilt i framtiden.

Stadens ledning har haft ett orosmoment om en tillräckligt kunnig styrelse. Detta bör observernas när man efter kommunalvalet delar styrelseplatser mellan de beslutande. Ägarstyrningen och konsernövervakningen har ökats, men det kan ännu förbättras.

Mål

Konsernens mål ska förbättras i budgeten 2025. De strategiska målen har nämnts i bokslutet och därigenom med den nya strategin ställs noggrannare strategiska mål.

Förslag Stadsstyrelsen beslutar föreslå att stadsfullmäktige antecknar stadsstyrelsens och de nämnders, som underlyder styrelsen, utredningar med anledning av utvärderingsberättelsen 2023 för kännedom.

Beslut Förslaget godkändes.

Tilläggsuppgifter Stadsdirektör Petra Ståhl, 040 135 9599

 Kanslichef Hanna Höglund, 019 2203 212

 T.f konsernekonomichef Kim Adolfsson 040 087 3844

Stadsfullmäktige 29.10.2024     

36/02.02.00/2023  

 Bilagor

-          utvärderingsberättelsen 2023

-          regler för distansarbete

-          avtal om distansarbete

Förslag Stadsstyrelsen föreslår att stadsfullmäktige antecknar stadsstyrelsens och de nämnders, som underlyder styrelsen, utredningar med anledning av utvärderingsberättelsen 2023 för kännedom.

Beslut  

Tilläggsuppgifter Stadsdirektör Petra Ståhl, 040 135 9599

 Kanslichef Hanna Höglund, 019 2203 212

 T.f konsernekonomichef Kim Adolfsson 040 087 3844